中国远洋海运人才发展院

费用报销与支付管理办法（修订）

第一章   总则

第一条  为加强中国远洋海运人才发展院（以下简称“人才院”）费用报销管理，建立统一、规范的费用报销管理程序，合理控制费用支出，参照《中国远洋海运集团有限公司费用报销管理规程》，结合人才院实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于人才院本部。人才院所属单位应结合本单位实际情况，参照本办法制定相应的管理制度。本办法所称费用报销，是指人才院负责人及工作人员履职待遇、业务支出、薪酬福利、行政费用以及其他各项费用的财务报销;除新校区建设资金外，其他资本性费用报销参照本办法执行，新校区建设资金的管理和支付由专门办法予以规范。

第三条  费用报销应当依法合规、廉洁节俭、公开透明，禁止单位承担个人消费支出的行为。

第四条  财务管理部是费用报销的主管部门，负责审核费用报销与付款审批单据、办理报销以及付款等工作。

第五条  各相关部门、中心、分院（以下统称“部门”）依据职责分工和相关规定，分别对费用项目进行归口管控，包括报销费用的审核管理与预算控制等工作。

第六条  费用报销应以真实的经济活动为基础，取得并提供真实、合法、有效的票据或其他业务资料。费用发生部门作为第一手经办，应确保报销金额与发票一致，对票据或资料的真实性、完整性负责。

第七条  涉及到“三重一大”的项目，费用报销前应当履行相关的决策审批程序。

第八条  费用报销实行预算管理原则。各项费用在预算指标内办理审批、报销及支付手续；无预算或预算不足的，应当事先履行预算调整审批程序，否则不予报销。

第二章   报销程序

第九条  填写费用报销与付款审批单

报销人在“OA费控系统”或集团统建“费控系统”中详细填列付款项目、业务内容、收款人名称、银行账户、金额等内容，或填制纸质版“中国远洋海运人才发展院费用报销与付款审批单”（仅限网络不通等特殊情况下）（附件1）。并根据实际情况，提交以下资料：

(一)   原始发票（收据）、费用明细、发放表等；

(二)   文件依据、签报、会议纪要、相关说明等；

(三)   采购比价报告、经济合同、项目结算书、质量验收意见书等；

(四)   固定资产或低值易耗品的登记入账手续；

(五)   入库清单（购置物资、图书等）；

(六)   其他可能需要提交的资料。

第十条  费用归口管控部门按分工审核

涉及以下费用的，在提交财务管理部报销前，需提交相关归口管控部门进行审核（切块管理经费除外）：

(一)   行政事务部/安委办负责业务招待费、出国人员费用、电话费、异地员工租房相关费用等项目审核；

(二)   人力资源部/组织部/党委教师工作部负责职工薪酬、劳务外包费、辞退福利、职工教育费、职工福利费中的职工探亲费、异地员工返家、劳动保护费等项目的审核；

(三)   工会负责职工福利费中的职工困难补助、独生子女高中学费、子女托儿费、独生子女父母奖励费以及公益性捐赠等项目的审核；

(四)   战略发展部负责法律事务费、风控及质量体系运行、投资性支出等项目的审核；

(五)   党委工作部负责党建宣传费、校园文化建设费、征兵工作经费等项目的审核；

(六)   培训管理部负责培训业务质量督导、对外合作与交流等项目的审核；

(七)   教学管理部负责教育质量工程专项经费（包括院校评估、专业建设项目、精品资源共享课、课程改革等）、教学管理费（相关受控文件、教学用表格和手册的印刷费）、职业技能鉴定竞赛、教学诊断体系维护费用等项目的审核；

(八)   财务管理部负责税务、财务报告审计、国有产权登记等项目的审核；

(九)   监督审计部/纪委办公室负责监督审计、纪委工作相关费用的审核；

(十)   科研创新中心负责科研经费、科研转化成本、学术团体会费、学术交流费、科研发展基金、学报经费等项目的审核；

(十一)  服务保障中心负责基建、技改、集中采购、设备设施维修维护费用、垃圾清运费、绿化费、公务用车费用、修缮费、安全生产费、水电费、消防治安费、物业管理费、交通通勤费用（往返老市区）、公用取暖费、离退休人员活动费、食堂成本、公寓成本、医药成本、会议服务成本、公共卫生费用、员工社保、公积金、年金、商业保险、政府特贴、职工交通意外险、丧葬抚恤金以及职工福利费中的取暖补贴、伙食补助、职工体检等项目的审核；

(十二)  数字信息中心负责校园网络运营及维护费（含多媒体设备维护费用）、图书购置费等项目的审核；

(十三)  职业教育分院负责本分院教学用品费（粉笔、白板笔、板擦、备课纸张、考卷等）、实习实训费、教学设备维修费、实践教学耗材、招生经费、毕业证书费、就业指导费、体育维持费、学生实践技能训练与竞赛、计算机等级考试费、英语考试中心费用、外教费用、英语四六级考试费、学生活动费、实训室建设等项目的审核；

(十四)  职业培训分院负责本分院培训成本、海事局考试费、补考费、培训设备维修费、学院实训室建设等项目的审核；

(十五)  企业管理分院/党校教学部负责本分院培训成本等项目的审核；

(十六)  办公费、差旅费、会议费由各部门按预算额度和相关管控要求自行安排使用。

本文件执行过程中若部门职责调整，则按调整后的部门职责执行。

第十一条    审批权限及签字流程

(一)   单笔金额3,000元的（不含）以下，依次由经办部门、管控部门审批，财务管理部复核（审核报销凭证的完整性、合规性，复核费用金额的准确性）后，直接办理付款；

(二)   单笔金额3,000元（含）以上30,000元（不含）以下的，履行前述审批程序，经财务管理部负责人签字后，报人才院分管领导签批后付款；

(三)   单笔金额超过30,000元（含）不超过500,000元（不含）的预算内项目、单笔金额超过30,000元（含）不超过300,000元（不含）的未列入预算内项目,履行前述审批程序后，由人才院院长授权总会计师签批后付款；

(四)   单笔金额超过500,000元（含）的预算内项目；单笔金额超过300,000元（含）的未列入预算内项目,履行前述审批程序后,由人才院院长审批；

(五)   “三重一大”涉及的付款项目，按照人才院“三重一大”决策制度实施办法执行；

(六)   业务招待费开支，履行接待事项审批程序后，单笔金额低于2,000元（不含）的，由部门审批后，直接办理付款；超过2,000元（含）的，由财务管理部负责人签字后，再由人才院分管领导审批；单笔金额超过5,000元（含）以上的，除履行上述审批程序外，还需经人才院院长审批；

（七）差旅费开支，履行出差事项审批程序后，如出差人乘坐的交通工具、住宿等符合履职待遇规定的标准，部门副职及以下员工的费用报销由部门负责人签批，财务管理部复核后直接办理付款；部门负责人发生的差旅费用，由财务管理部负责人签字，报分管院领导审批后直接办理付款。

第十二条    简化审批事项

(一)   为提高工作效率，在支付项目已履行事项审批程序且支付金额明确或符合专门办法规定的前提下，报销部门凭出差申请、文件批示、签报或校长办公会、党委会决议的打印件或复印件办理报销手续，人才院领导不需在费用报销与付款审批单上重复签字；但经办部门、经费归口管控部门、财务管理部负责人等仍需要按要求签字。

上述文件的打印件或复印件应由报销部门盖章确认，以明确责任；同时在费用报销系统中关联相关流程。

(二)   下列费用由经办部门、管控部门审批，财务管理部复核、签批后，经人才院分管领导审批后直接办理付款（无金额限制）：

1、   工资奖金、社会保障费用、住房公积金、劳务外包费用（合同内）、残疾人保障基金、离退休人员补贴等人工方面支出；

2、   海事局规费；

3、   日常水电费、暖气费、燃气费、电话费、网络费、垃圾清理费、物业管理费等公共性支出；

4、   餐饮中心日常采购项目；

5、   税金。

第十三条    人才院党政负责人和部门负责人级别人员发生的费用报销业务，除履行前述规定外，实行交叉审批和替代审批制度。

(一)   人才院领导按职责分工审批所分管部门的费用，相关领导离校（出差、休假、脱产学习等）期间，按“人才院领导班子分工及工作替代关系”相关规定审批。

(二)   人才院领导发生的费用，由分管行政事务副院长审批；分管行政事务副院长发生的费用，由总会计师审批。

(三)   各部门正职发生的费用，由同部门副职审批；无副职的，由分管领导审批。

第十四条    对于超出标准的费用报销业务，经办人需做出书面说明，报管控部门、财务管理部门、人才院分管领导审批。

第三章  凭证管理

第十五条    报销票据必须真实、完整、合法，为国家税务部门认可的正规有效的票据。票据抬头应为“青岛远洋船员职业学院”，发票内容、单价、数量、印章、日期、填制人、金额（金额大小写必须一致）等要素齐全，并与人才院开票信息一致。如果发票内容较多，内容、单价或数量不能详细填写的，可由对方开具盖章的明细清单作为附件。

第十六条    增值税票据的取得按照《中国远洋海运人才发展院增值税业务管理办法》有关要求执行。各部门对开票种类有疑问的业务，应事先征询财务管理部税务管理人员意见，并根据财务管理部要求取得发票。

第十七条    因特殊原因在费用发生环节无法取得正规发票的，应向税务部门申请代开发票，税费可以从相关费用预算中列支。

第十八条    发票记载的各项内容不得自行涂改；金额有误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正；其他要素填写错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处加盖出具单位印章。

第十九条    发票必须提供原件或电子发票打印件，如遇特殊情况发票遗失的，须由本人提供书面情况说明，并提供发票复印件或其他有效凭据，加盖出具单位发票专用章，经办部门负责人审核签字、分管领导批准后提交报销。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，须本人写出详细情况，由经办部门负责人审核签字、分管领导批准后代作原始凭证。

第二十条    发票的实际开票方应与业务合同中列明的收款方等信息一致，如不一致应提供三方协议或合同，并在合同条款中列明合理原因，否则不得办理费用报销及付款。

第二十一条     发票中列示的费用项目必须与报销时填列的费用类别一致，禁止利用与业务事实不一致的票据办理费用报销及付款。

第二十二条     对于需要先付款、后取得发票的特殊情况，经办部门应做出书面说明，并在付款或报销后及时催要。无正当原因、超过1个月仍未提交发票的，款项应由经办部门负责追回。基础设施建设项目、技术改造项目预付款应由经办部门按照合同约定条款和工程安装进度，及时向供应商索取发票，履行审批程序后办理预付账款核销。

第二十三条     经办部门申请费用报销时，涉及合同保证金、押金扣款的，应由经办部门设立合同台账并做好后续跟踪工作，按照合同约定条款及时与供应商进行对账，履行审批程序办理合同保证金、押金支付与核销。

第二十四条     所有人工填制的财务单据或签字必须使用黑色签字笔，费用报销与付款审批单应书写工整、保持整洁，禁止涂改、挖补。

第四章  费用报销的管理要求及时限

第二十五条     在费用报销前，经办部门已经取得专项签报、合同审批、会议纪要等审批要件且同时符合以下条件，可以直接办理费用报销及资金支付手续（不符合的，应重新履行费用报销审批程序）:

(一)    符合本章第十一条审批权限，且专项签报、合同审批、会议纪要中负责审批的领导没有发生变动；

(二)    专项签报、合同审批、会议纪要中有明确的费用金额及标准，且实际报销的费用项目与审批内容完全一致；

(三)    实际报销金额在审批金额之内；

(四)    符合以上条件的费用报销，专项签报、合同审批、会议纪要中列有多项费用项目，且属于分次办理费用报销手续或付款的，在每次办理报销及付款时可以由经办人做出简要的分次报销及付款的原因书面说明，列明本次费用报销的项目、金额及累计支付进度，由经办部门负责人审批。

对于本条第（一）款，负责审批的各级领导发生变动或不符合审批权限的，可通过在费用报销与付款审批单上以补签字的方式补齐审批手续。

第二十六条     报销票据的有效期

(一)    报销票据的有效期为业务发生后2个月内，超过2个月的票据原则上不予报销；

(二)    个人外出学习、因公出差等，时间长于2个月的，票据的有效期可以适当放宽；

(三)    如有特殊情况，票据有效期超过2个月的，需由报销人进行书面情况说明，分管领导签批后方可报销。

第二十七条     报销时间

(一)  财务日常报销时间为每周一、周三、周五，其他时间不办理报销（纸质审批单按此条款执行，费控报销系统不受此条款限制）；

(二)  每月25日为当月报销截止时间；

(三)  年度报销截止时间为12月20日。

1、  为保证年终决算顺利进行，各部门应提前谋划工作安排，原则上当年12月20日后各部门不允许发生经济业务开票事项。12月20日后确有业务需要的，应提前会商财务管理部，并于当年12月30日前报销付款完毕。如12月30日前无法取得发票的，应根据合同约定付款金额向财务管理部提交预提费用申请单，申请单须由经办部门负责人和财务管理部负责人审核后，交财务人员进行费用预提账务处理，经办部门应于次年2月底前履行报销申请程序核销预提款项。

2、  当年发生的业务，如因出差、外出学习等特殊原因不能在年内报销完毕的，必须于次年2月底前报销完毕。超过此报销时限的上年票据不予报销。

(四)  如集采平台的采购业务要求当月完成付款，则应于当月报销截止日前完成报销付款。

第二十八条     禁止人为将单一业务事项分拆多次报销以规避审批。一经发现，将不予受理报销且严肃处理。除受发票单张限额需开具连号发票外，其他原因开具连号发票的，由经办人作书面说明并由部门负责人、归口管控部门负责人、分管人才院领导签字审批。

第二十九条     招待费报销必须一事一报，不得将多笔业务招待费合并一单报销。

第三十条    会议费报销必须附有会议通知，包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准及费用是否包含食宿等；由人才院承办的会议还须提供会议签到表等材料。

第三十一条     办公用品、计算机耗材、图书、业务资料、房屋维修材料等实物采购报销时，货物名称、单价、数量等项目明细不能在发票中列明的，必须附上供应商提供且由归口管控部门负责人签字的明细清单。

第三十二条     涉及人才院负责人及工作人员履职待遇的费用报销，按照人才院相关规定执行。其他未列明的费用报销，有专项规定的，按专项规定执行。

第三十三条     费用报销应遵循资金支付的计划性原则，财务管理部每周五汇总已完成报销及支付审批程序的费用，形成下周资金支付计划。

对于未完成报销及支付审批程序但需要下周付款且超过30万元以上的大额费用，经办人应提前向财务管理部报送资金支付计划。没有报送资金计划的，原则上在满足当周资金计划后才安排费用付款。

为保证资金及时支付，报销人应合理安排报销时间，至少应在最终付款日前2天办理报销手续。

第五章  责任追究

第三十四条     有下列情形之一的，应当按照集团及人才院有关规定，追究相关责任人责任：

（一）报销凭证不符合规定、弄虚作假的；

（二）相关人员在费用报销中滥用职权、玩忽职守、营私舞弊、违反中央八项规定的；

（三）   其他违规情形。

第三十五条     员工违反本规定获得的经济利益，应当予以收缴；违规报销应由个人支付的费用，应当责令退赔；情节严重的，移交监督部门处理。

第六章  附则

第三十六条  本办法自下发之日起施行，原《中国远洋海运大学费用报销与支付管理办法》（中远海运大学〔2020〕14号）同时废止。

第三十七条     本办法由财务管理部负责解释。