中国远洋海运大学
会计凭证基础工作规范
第一章 总则
第一条 为加强中国远洋海运大学（以下简称“大学”）的会计基础工作，提高会计工作水平，根据《中国远洋海运集团有限公司会计凭证基础工作规范》（中远海财务函〔2018〕174号），结合大学实际，特制定本规范。
第二条 本规范适用于大学及所属单位办理会计事务的相关机构（以下简称会计机构）。
第三条 本规范所称会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证。会计凭证工作包括原始凭证的填制或取得、原始凭证审核、填制记账凭证、会计凭证装订、保管和归档等。
本规范所称与会计凭证相关的签名和印章，包含符合《中华人民共和国电子签名法》和《中华人民共和国电子签章条例》规定的电子签名和电子签章。
第四条 大学财务管理部是大学会计凭证工作的主管部门，负责制定大学会计凭证工作规范，指导、检查所属单位会计凭证相关工作。
各单位对本单位会计凭证工作质量负责。
第二章 原始凭证基本要求
第五条 单位发生的下列经济业务事项必须取得或填制合法的原始凭证，并及时送交会计机构。会计机构应当及时办理会计手续、进行会计核算。
（一）款项和有价证券的收付；
（二）财物的收发、增减和使用；
（三）债权债务的发生和结算；
（四）资本、基金的增减；
（五）收入、支出、费用、成本的计算；
（六）财务成果的计算和处理；
（七）需要办理会计手续、进行会计核算的其他事项。
第六条 原始凭证必须具备以下内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。国家税务总局统一监制的电子客票行程单、火车票、出租车发票、定额发票等特殊类型发票、收据除外。
第七条 从境内单位取得的原始凭证，根据业务性质，必须盖有填制单位的公章，公章包括财务专用章、发票专用章、收款专用章、结算专用章等。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。
除代收代付类、暂收款项类外，收取和开出的发票必须有税务部门监制印章;从行政机关、事业单位或其他非营利组织取得的票据，必须带有财政部门的监制印章。
从境外单位取得的原始凭证，须符合开出地相关法律规定。
第八条 自制原始凭证，必须有经办人员和相关负责人签名或盖章。如业务需要必须以邮件作为原始凭证的，应事先约定或界定相关业务范围，不得擅自仅以往来邮件作为原始凭证，并不得包含与核算事宜无关内容。
第九条 用于更正、调账的自制原始凭证需说明更正、调账原由，列示更正、调账后的正确会计分录。
第十条 凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。
第十一条 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或收款人的收款凭据。发生退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证。涉及收付款项的原始凭证，为避免原始凭证重复收付款，应在款项收到和支付后，由出纳人员分别加盖现金、银行收付讫章，另行采取其他内控手段或措施的除外。
第十二条 一式几联的票据，应根据各联的用途，以收据联或发票联作为报销凭证。一式几联的票据，必须为同一编号，不得套开。票据作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
第十三条 经上级批准的经济业务，应将批准文件原件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档保管的，应当将文件复印件作为原始凭证附件。
第十四条 职工因公借款的凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据，不得退还原借款凭据。
第十五条 原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或更正，更正处应当加盖开出单位相关公章。对于金额有误的票据、增值税发票错误的，应当重新开具。报销与付款审批单书写要清晰可认，记载的各项内容不得随意涂改，涂改的审批单会计机构有权拒收。
第十六条 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明或其他有效证明，并注明原凭证的号码、金额和内容等，经办部门负责人、分管领导批准，才能代作原始凭证;或从原开票单位取得原始凭证的存根联（清晰地显示原凭证的号码、金额、内容等）并加盖其与原件相符的公章。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，将订票记录作为附件，由经办部门负责人、分管领导批准后代作原始凭证。丢失的增值税专用发票，按税务部门有关规定办理。
第十七条 一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应将其他单位负担的部分开出原始凭证分割单，向对方进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容和费用分摊情况等。
第十八条 原始凭证中的复印件、打印件应加盖报销部门印章，以明确责任。
第十九条 会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。审核无误后的原始凭证，才能作为填制记账凭证的依据。
审核的内容主要包括：
（一）原始凭证的完整性。审核原始凭证各项要素是否填写齐全、是否有漏项情况，如票据抬头、开票日期、大小写、有关签名或盖章是否齐全等。
（二）原始凭证的合规性。审核原始凭证是否符合国家法律法规，所记载的经济内容是否与业务相符、大小写金额是否正确、一致、是否为预算内开支等。
（三）报销与付款审批单所记载的内容是否与原始凭证相一致，所列会计科目是否正确、付款所需的支持性文件是否齐全、签批手续是否完备等。
第三章 记账凭证基本要求
第二十条 会计机构、会计人员应根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以使用通用记账凭证。
第二十一条 记账凭证必须具备以下内容：填制凭证日期、凭证编号、会计科目、经济业务摘要、借贷金额、原币借贷金额（如有）、所附原始凭证张数、制证人员、审核人员、记账人员签名或签章等；收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或盖章。
单位如有多个会计机构的，各会计机构记账凭证格式应该统一。
第二十二条 记账凭证应当按照系统规则连续编号。可采用收、付、转账凭证分类编号方式，也可采用单一记账凭证统一编号的方式，编号方式一经确定，在一个会计年度内不允许任意更改。
第二十三条 付款记账凭证要根据报销与付款审批单及银行付款回单填制，两者缺一不可。收款记账凭证要根据票据记账联、资金收款报表、银行收款回单及相关支持件填制。
第二十四条 记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。记账凭证所填金额要和原始凭证或原始凭证汇总表一致。记账凭证摘要应正确反映经济业务的主要内容，表述应简明扼要、避免歧义。
第二十五条 会计科目使用要准确无误，避免因科目使用错误，导致会计信息不能正确反映单位的财务状况。
第二十六条 记账凭证应附有原始凭证。结账、清账等特殊凭证可以不附原始凭证；更正错误的记账凭证须制单人在摘要中写明原因或附上书面原因说明。
第二十七条 一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，其他记账凭证要注明附有原始凭证的记账凭证编号及附原始凭证复印件。
第二十八条 在填制记账凭证时如果发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误的，可以用红字冲销原记账凭证，同时重新填制正确的记账凭证，并分别在凭证上注明所注销或订正的记账凭证年度、月份及凭证编号。如果只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证。发现以前年度记账凭证错误的，应当填制更正的记账凭证。
第二十九条 会计凭证应及时传递，不得积压。会计人员应当按照会计凭证分类和编号顺序妥善保管会计凭证，不得散乱丢失。
第四章 会计凭证装订要求
第三十条 除特殊情况外，记账凭证应当连同所附的原始凭证，按照编号顺序，折叠整齐，装订成册，并加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在封面签名处签名或者盖章。
第三十一条 如原始凭证数量过多，无法随同对应的记账凭证一并装订，经财务管理部负责人批准，可以单独装订保管。原始凭证的装订封面上应注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。
第三十二条 各类经济合同原则上应附在报销与付款审批单后，作为付款支持件。如有涉密文件、重要经济合同、存出保证金等需单独登记保管的，应在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
第三十三条 装订过程中如原始凭证及附件过大的，应对照记账凭证进行折叠，做到整齐、统一，装订后仍能展开查阅。原始凭证过小的，可在记账凭证面积内分开均匀粘平，粘贴时不得覆盖票据有效信息，不得遮盖有效金额。装订时要摘掉凭证中的大头针、曲别针、订书针等所有金属制品。
第三十四条 装订过程中应避免因装订不当造成原始凭证遗失，或查阅及复印资料困难等情况。发现会计凭证装订错误、装订松散或脱落的，应及时更正、加固。
第五章 会计凭证归档要求
第三十五条 财务管理部应按照会计档案管理有关规定，负责定期将应当归档的会计凭证整理立卷。
第三十六条 会计凭证在立卷归档时，应结合实际，使用统一的档案盒保管会计凭证，应对会计凭证卷宗设立专门保管柜或档案室，方便存档和查阅，避免遗失。会计凭证卷宗封面内容包括且不限于单位名称、卷宗编号、保管期限、立卷人、复核人等。卷宗应按全年顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。
第三十七条 当年形成的会计凭证档案,在会计年度终了后,可由财务管理部临时保管一年,再移交档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经大学档案管理部门同意。财务管理部临时保管会计凭证档案最长不超过三年。临时保管期间,会计凭证档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
第三十八条 财务管理部在档案保管期满后，应按照国家会计档案管理的有关规定办理移交手续，将会计凭证卷宗移交档案管理部门归档，移交时应开列移交清册，同时要填写交接清单。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装；电子会计凭证档案移交时，应当将电子会计凭证档案及其源数据或读取平台一并移交。档案管理部门接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
会计凭证档案管理年限按国家财政部有关规定执行。
第三十九条 同时满足下列条件的,大学内部形成的属于归档范围的电子会计凭证可仅以电子形式保存,形成电子会计凭证档案:
(一)形成的电子会计凭证来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输；
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效地接收和读取电子原始资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计凭证档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计凭证档案与相关联的其它纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计凭证档案被篡改;
(五)建立电子会计凭证档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
满足上述规定条件,大学从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第四十条 会计凭证不得随意借阅。大学内部部门因工作原因需要使用时，应履行借阅手续，经财务管理部负责人批准，在专设的“会计凭证借阅登记簿”登记，并由财务档案保管员和借阅人共同签名或者盖章，手续完备后方可办理借阅。
其他外单位如因特殊原因需要调阅原始凭证并复印原件时，调阅人需提供单位公函、个人身份证明，经财务管理部负责人批准并办理登记手续后方可调阅或复印，档案管理人员和调阅人员要共同签名或者盖章。
第六章 附则
第一条 本规范自颁布之日起施行。各直属单位可参照本规范执行，也可结合本单位实际，细化制定本单位会计凭证工作规范，报备大学财务管理部。