中国远洋海运大学会计档案管理办法

第一条  为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和国家档案局第79号令等有关法律和行政法规，制定本办法。

第二条  中国远洋海运大学（以下简称“大学”）管理会计档案适用本办法。

第三条  本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过 程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条  大学应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。  

大学档案管理部门负责管理大学的会计档案，并对大学会计档案工作实行监督和指导。

第五条  下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、年度财务会计报告等；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账 单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条  大学可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第七条  同时满足下列条件的，大学内部形成的属于归档范 围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子 设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读 取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、 会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用 电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会 计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、 意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其 他重要保存价值的会计档案。

第八条  满足本办法第七条规定条件，大学从外部接收的电 子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子 签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第九条 大学的财务管理部按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务管理部临时保管一年，再移交大学档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经大学档案管理部门同意。

财务管理部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十一条  大学财务管理部在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移 交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当 符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与 其读取平台一并移交。

大学档案管理部门接收电子会计档案时，应当对电子会计档 案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，确保电子档案符合要求。

第十二条  大学各单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时需履行登记手续，严禁篡改和损坏。

大学保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根 据大学有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确 保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期 保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法 附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十五条 大学应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴 定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十六条  会计档案鉴定工作应当由大学档案管理部门牵 头，组织大学会计、审计、纪检监察等部门或人员共同进行。

第十七条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序 销毁：

（一）大学档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销 毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）大学负责人、档案管理部门负责人、财务管理部负责人、档案管理部门经办人、财务管理部经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）大学档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与 财务管理部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后， 应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定， 并由大学档案管理部门、财务管理部和网络教育学院共同派员监销。

第十八条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其 他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立 卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见 书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十九条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的， 在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由 其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查 阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独 抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原 单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档 案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出 由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十一条  单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方 解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十二条  建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第二十三条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列 内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电 子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计 档案的准确、完整、可用和安全。

第二十四条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十五条  违反本办法规定的单位和个人，由相关主管部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十七条 预算、计划、制度等文件材料，不适用本办法。

第二十八条  本办法自公布之日起施行。凡与上级主管部门或国家的有关规定相抵触之处，按上级或国家的有关规定执行。校属各单位会计档案管理参照本办法执行。

第二十九条  本办法由大学综合事务部负责解释。

附表：会计档案保管期限表